Грудневі справи: готуємося закрити 2024 рік

Закриття року — важливий етап у роботі бухгалтера. Він включає підготовку фінансової звітності, узгодження розрахунків і проведення річних операцій. Триває інвентаризація, попереду річний перерахунок ПДВ та ПДФО, розрахунки з працівниками. Деякі справи потрібно завершити до кінця звітного року, а деякі (наприклад, подати фінзвітність) — вже у 2025-му. Але розпочати підготовку потрібно вже зараз.

Наведемо основні кроки, що бухгалтер має виконати у грудні.

Проведіть аудит первинки

Первинні документи — основа бухобліку:

• вони є підставою для бухобліку господарських операції (ст. 9 Закону про бухоблік; п. 2.1 Положення № 88);

• на їх основі ведуть податковий облік і формують показники податкової звітності та митних декларацій (п. 44.1 Податкового кодексу України; ПК);
• вони є доказами в суді.

Якщо чогось не вистачає або є «проблемні» папери, попросіть контрагента надіслати документ, якого бракує, або зробити дуб­лікат. Поквапте контрагентів, щоб первинка була у вас до того, як подаватимете фінансову і податкову звітність. Якщо документи не надійдуть, все одно проведіть госпоперації в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому їх здійснили. Згодом у місяці, коли отримаєте первинку від постачальника, зробіть коригування.

Також пам’ятайте, що в усіх первинних документах обов’яз­ково має бути зазначений грошовий вимірник (п. 2.4 Положення № 88).

Якщо у первинці є неістотні недоліки — це не проблема. Вони не завадять визнати господарську операцію. Але тільки за умови, що такі недоліки:

• не перешкоджають ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції;
• не стосуються дати складання документа, назви підприємства, від імені якого склали документ, змісту й обсягу господарської операції тощо (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік; пп. 2.4 Положення № 88).

Це не означає, що документи не потрібні. Але не варто переоцінювати їх важливість, оскільки вони не підміняють реальних фактів.

Строки зберігання первинних документів оновили ще з 28 квітня 2023 року (п. 44.3 ПК). І лише з 10 лютого 2024-го Перелік № 578 привели у відповідність до ПК.

Зважте, що платники податку на прибуток, неприбуткові організації та юрособи-спрощенці мають зберігати документи протягом п’яти років — 1825 днів (п. 44.3 ПК). Але для ФОПів як на загальній, так і на спрощеній системі оподаткування строк зберігання документів не змінився — він становить три роки — 1095 днів.

За потреби повідомте ДПС про втрату первинки

У разі втрати або знищення первинних документів, регістрів бухобліку і звітності керівник підприємства має:

• письмово повідомити про це правоохоронні органи;
• наказом призначити комісію, яка встановить перелік відсутніх документів і розслідує причини їх втрати або знищення (пп. 6.10 Положення № 88).

За результатами розслідування Комісія складе акт за формою, наведеною у Правилах діловодства.

Окрім цього, в разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів упродовж 5 днів із дня події письмово повідомте орган ДПС за місцем обліку (п. 44.5 ПК). Відновити втрачені документи маєте протягом 90 календарних днів із наступного дня за днем, коли повідомлення надійшло до органу ДПС.

Якщо втратили первинні документи або не мали можливості вивезти їх із територій активних бойових дії або тимчасово окупованих територій (ТОТ), орієнтуйтеся на правила підпункту 69.28 підрозділу 10 розділу XX ПК. Подайте до податкової повідомлення про неможливість вивезення або втрату первинних документів. Повідомлення мають підписати керівник підприємства і голов­ний бухгалтер.

У повідомленні наведіть:

• обставини, що зумовили втрату та/або неможливість вивезти первинні документи;
• податкові (звітні) періоди;
• загальний перелік первинних документів (за можливо­сті — з реквізитами).

Якщо протягом місяця податкова не надішле вмотивованої відмови, перевірок за періоди, зазначені в повідомленні, не призначатиме. Хоча на практиці ДПС часто знаходить підстави відмовити.

Проведіть річну інвентаризацію та облікуйте її результати

Інвентаризацію проведіть упродовж трьох місяців — із 1 жовтня до кінця року (ст. 10 Закону про бухоблік).

Перш ніж складати фінзвітність, обов’язково проінвентаризуйте:

• основні засоби (ОЗ);
• нематеріальні активи;
• запаси (товари, виробничі запаси, малоцінні та швидкозношувані предмети, готову продукцію);
• розрахунки з контрагентами (дебіторську/кредиторську заборгованість).
• грошові кошти (каса, рахунки в банках).

Жодних послаблень для юросіб, які призупинили діяльність, законодавство не передбачає. Виняток зробили для підприємств, активи яких перебувають на ТОТ або в районах, де точаться воєнні (бойові) дії, — за умови дотримання вимог законодавства (п. 12 Порядку № 419).

Поради про те, як створити інвентаризаційну комісію, провести інвентаризацію різних активів і зобов’язань та облікувати лишки і нестачі, знайдете у «Головбусі».

Звірте заборгованості з контрагентами і ДПС

Проведіть звірки з контрагентами у межах річної інвентаризації, аби:

• виявити сумнівні та безнадійні борги;
• встановити, чи можливо списати їх із балансу.

Якщо хочете в бухобліку списати дебіторську заборгованість, не визнавайте її безнадійною. Строки позовної давності із 12.03.2020 призупинили через карантин і згодом через воєнний стан (п. 19 Прикінцевих та перехідних положень Цивільного коде­ксу України). Встановіть, що підприємство має впевненість, що заборгованість не буде погашена, адже:

Платники, які коригують фінрезультат, можуть у ньому зменшити лише витрати від списання безнадійної податкової дебіторки (пп. 14.1.11 ПК). Тому не поспішайте списувати прострочену заборгованість.

Щоб проконтролювати, чи правильно та повністю нарахували і сплатили податки/збори, звіртеся з податківцями. Обов’язково проведіть звірку, якщо через війну змінили місцезнаходження.

Щоб отримати витяг з інформаційно-комунікаційної системи ДПС про стан розрахунків із бюджетом і сплату ЄСВ за даними ДПС (далі — Витяг), надішліть до органу ДПС за основним місцем обліку запит на отримання Витягу. Ідентифікатор форми — F/J1300207. Запит надішліть через меню «Заяви, запити для отримання інформації» приватної частини е-кабінету (ЗІР, категорія 135.03).

Протестуйте ОЗ

Щоб достовірно оцінити й показати у фінзвітності ОЗ, протестуйте їх на знецінення станом на річну дату балансу (п. 5, 16 НП(С)БО 28 «Зменшення корисності активів»). Залишкову вартість об’єкта (групи) ОЗ порівняйте із сумою його (її) очікуваного відшкодування. Якщо така сума:

• менша від залишкової вартості — визнайте втрати від зменшення корисності;
• перевищує залишкову вартість — покажіть вигоди (доходи) від відновлення корисності в межах раніше визнаних втрат.

Очікуване відшкодування активу — найбільша з двох оцінок: чиста вартість реалізації (ЧВР) або теперішня вартість майбутніх чистих грошових надходжень. ЧВР дорівнює справедливій вартості ОЗ за вирахуванням очікуваних витрат на його реалізацію (п. 4 НП(С)БО 28). Залучати професійних оцінювачів, щоб розрахувати ЧВР, законодавство не вимагає.

Ознаки зменшення корисності знайдете в пункті 6 НП(С)БО 28. Серед них — суттєві негативні зміни в економічному середовищі, в якому діє підприємство, що сталися через війну.

Окрім того, визнати втрати від зменшення корисності необоротних активів зобов’язані підприємства, які не мають доступу до активів, аби провести інвентаризацію та ухвалити рішення про їх списання. Це стосується майна підприємств, що перебувають на ТОТ або в районах, де точаться воєнні (бойові) дії.

Перевірте, чи суттєво відрізняється залишкова вартість об’єкта необоротних активів від його справедливої вартості на дату балансу (п. 16 НП(С)БО 7 «Основні засоби»). Якщо так — проведіть переоцінку — першу або чергову.

Спишіть активи, що втратили через війну

Підприємства, які мали/мають місцезнаходження в районах проведення воєнних (бойових) дій або окупації, на підставі даних інвентаризації мають право списати з балансу знищене/зіпсоване чи викрадене майно. Порядок списання — загальний, визначений у Положенні № 879.

На думку Мінфіну, інвентаризацію проводять:

• станом на перше число наступного місяця після того, коли з’явилася можливість дістатися активів, первинних документів і регістрів бухобліку;
• на дату, коли встановили факти викрадення (розкрадання), нестачі, знищення (псування) майна, якщо є можливість безперешкодно і безпечно дістатися активів і документів.

Увага. Необоротні активи та запаси, що підприємство відображало в бухобліку до запровадження воєнного стану і які на дату складання фінзвітності фактично перебувають на ТОТ або в  районах проведення воєнних (бойових) дій, продовжуйте обліковувати у складі активів підприємства. Наразі списати знищені активи не зможете.

Подайте Звіт до ТЦК про наявність транспортних засобів

Звіт «Відомість про наявність і технічний стан транспортних засобів і техніки, а також про громадян, які працюють на підприємстві, в установі та організації на таких транспортних засобах і техніці» (далі — Звіт) подають усі підприємства незалежно від форми власності.

Керівники підприємств мають щороку до 20 червня та 20 грудня подавати до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (ТЦК) інформацію про наявність транс­портних засобів і техніки, їх технічний стан, а також про громадян, які працюють в організаціях на таких транспортних засобах і техніці (п. 15 Положення № 1921).

Зважте на відповідальність, якщо не подасте Звіт. Адже ТЦК кваліфікує неподання Звіту як порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію.

Як правило, до відповідальності притягують керівника підприємства.

Продисконтуйте на дату балансу довгострокові борги

Усі довгострокові зобов’язання і довгострокову дебіторку оцінюйте за теперішньою (дисконтованою) вартістю.

Щоб визначити ставку дисконтування, зазвичай застосовують ринкові ставки, в т. ч. скориговані під аналогічні умови. В українських реаліях, щоб обрати й обґрунтувати ставку дисконту, здебільшого користуються даними грошово-кредитної статистики, яку надає НБУ.

Зважте, що ставка дисконту може відрізнятися від ставки, яку підприємство взяло за основу для розрахунку, на розмір ризиків. Зокрема, це ризик, пов’язаний із воєнним станом.

Прострочені поточні борги не перекласифіковуйте у довгострокові, оскільки бухстандарти не вимагають дисконтувати прострочену заборгованість, яку отримали/видали на строк до 12 місяців із дати балансу. Пригадати правила дисконтування допоможуть наші публікації.

Проконтролюйте валютні операції та обчисліть курсові різниці

Якщо протягом року мали взаємовідносини з нерезидентами, наразі час перевірити:

• чи правильно обчислили доходи/витрати від курсових різниць;
• чи відповідає порядок їх розрахунку обліковій політиці підприємства;
• чи на правильному субрахунку додаткового капіталу обліковуєте курсові різниці за внесками нерезидентів до статутного капіталу.

Перевірте, чи обчислили курсові різниці на дату госпоперації, як приписує облікова політика:

• в межах госпоперації

або

• за всією монетарною статтею балансу.

Зважте, що курсові різниці маєте нараховувати на будь-яку заборгованість — нормальну, сумнівну чи безнадійну. Жодних винятків НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів» не передбачає.

Проте переоцінювати інвалютний борг на кожну дату балансу потрібно, лише якщо заборгованість є монетарною статтею, тобто коли нерезидент мав погашати дебіторку грошовими коштами (п. 8 НП(С)БО 21). Якщо обліковуєте дебіторську заборгованість на балансі за авансами виданими, курсових різниць не буде. Не згортайте доходи і витрати за курсовими різницями — це заборонено (п. 3 розд. ІV НП(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності»).

Немонетарні статті перерахуйте в балансі за курсом НБУ на дату, коли вони виникли (п. 7 НП(С)БО 21).

Проконтролюйте, чи маєте довідки про резидентство іноземних контрагентів і про те, як вони сплачували податки в країні їх реєстрації. Належно оформлені документи позбавлять обов’язку декларувати і сплачувати податок на репатріацію.

Проведіть річний перерахунок ПДВ

Якщо товари/послуги, необоротні активи, за якими відобразили податковий кредит із ПДВ, частково використовуєте в оподатковуваних операціях, а частково — у неоподатковуваних, нарахуйте податкові зобов’язання на суму частки ПДВ, що сплатили (нарахували) під час їх придбання або виготовлення. Ця частка має відповідати частці використання таких товарів/послуг, необоротних активів у неоподатковуваних операціях (п. 199.1 ПК).

Річний перерахунок ПДВ має на меті вирівняти вплив коливань оподатковуваних і неоподатковуваних операцій і наблизити частку використання товарів/послуг у неоподатковуваних операціях до фактичного показника поточного року.

Результати річного перерахунку відобразіть у декларації з ПДВ за останній звітний період року. Тобто якщо звітуєте щомісяця — у декларації за грудень 2024 року.

Матеріал про річний перерахунок ПДВ за 2024 рік опублікуємо в січні 2025 року, а поки можете користуватися цією статтею.

Проведіть річний перерахунок ПДФО та врегулюйте інші зарплатні питання

За наслідками звітного податкового року проведіть перерахунок сум доходів, що нарахували працівникам у вигляді заробітної плати, а також сум наданої податкової соціальної пільги (ПСП) (пп. 169.4.2 ПК). Зробіть це, коли нараховуватимете зарплату за грудень. Повторно перевірте, чи правильно обчислили ПДФО та ПСП окремо за кожен місяць, без усереднення за рік.

Забезпечення на оплату відпусток відкоригуйте за даними річної інвентаризації станом на 31 грудня 2024 року (п. 17 НП(С)БО 11 «Зобов’язання»). Суму відпускного резерву донарахуйте додатковим записом або зменште методом «сторно» чи включіть різницю до іншого операційного доходу.

Перевірте, чи не виникло від’ємне сальдо на субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток». Якщо так — виправте помилку. Адже за рахунок забезпечення можна відшкодувати лише ті витрати, для покриття яких його створювали (п. 16 НП(С)БО 11).

Підготуйте вихідну інформацію, аби визначити коефіцієнт резервування для розрахунку відпускного забезпечення на 2025 рік.

Щоб коректно завершити рік, також:

• сплатіть податки з подарунків;
• розрахуйтеся з працівниками за грудень;
• підготуйте документи, щоб працівникам не довелося працювати 25 грудня і 1 січня;
• оплатіть відпустки за дні відпочинку наприкінці грудня та початку січня;
• перегляньте посадові оклади у штатних розписах на 2025 рік.

Зважте, що з 1 грудня ставка військового збору становить 5%. Про те, як оподатковувати розрахунки з працівниками із грудня, читайте в матеріалах експертів.

Складіть графік відпусток

У грудні також час взятися за графік відпусток на 2025 рік. Сплануйте роботу із графіком так, щоб керівник встиг його затвердити до 15 грудня. Відпустки можуть припадати й на перші числа прийдешнього року, тож про початок відпустки встигнете повідомити працівників за два тижні (ст. 10 Закону про відпустки).

Якщо графік відпусток розробляють кадровики, попросіть копію для розрахунку резерву відпусток. Покваптеся, адже маєте графік відпусток погодити із профспілкою, затвердити у керівника, а також зібрати підписи працівників про ознайомлення з ним.

Відсутність графіку відпусток Держпраці трактує як інші порушення трудового законодавства. Штраф — одна мінзарплата (ст. 265 Кодексу законів про працю України).

Виправте помилки в бухобліку

Якщо знайшли помилки, виправте їх, перш ніж керівник затвердить фінзвітність-2024.

Помилки звітного року надають додаткову інформацію про показники, що існували на дату балансу. Тому відкоригуйте активи/зобов’язання або витрати/доходи — відсторнуйте та (або) зробіть додаткові записи в обліку звітного періоду (п. 16 НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах»). Задокументуйте бухдовідкою. У фінзвітності-2024 наведіть уже правильну інформацію.

Помилки минулих років вплинуть на показники балансу станом на початок року. Якщо помилка викривила минулорічні доходи та/або витрати — відкоригуйте сальдо нерозподіленого прибутку (непокритого збитку) на початок звітного року (п. 4 НП(С)БО 6). Фінзвіти за 2024 рік складіть з урахуванням виправлених помилок. Після того як внесли правки, заново заповніть фінзвітність за минулі роки й надайте її зацікавленим користувачам.

Якщо облікові помилки вплинули на фінрезультат до оподаткування платника-прибутківця, відкоригуйте показники декларацій за минулі періоди через уточнюючий розрахунок або додаток ВП поточної декларації.

За потреби повторно оприлюдніть виправлену фінзвітність. У примітках до фінзвітів поточного року наведіть інформацію про виправлені статті фінзвітності минулих періодів (п. 20.2 НП(С)БО 6). Якщо не оприлюднюєте інформацію про виправлення помилок, зазначте про це у примітках до річної фінзвітності.

Зважайте на поріг суттєвості, який прописали в наказі про облікову політику.

Перевірте категорію підприємства та обрану форму фінзвітності

Протестуйте, чи відповідає підприємство критеріям частини 2 статті 2 Закону про бухоблік і чи правильно обрали категорію підприємства — велике, середнє, мале чи мікропідприємство.

Для звітності за 2024 рік зважайте на показники двох минулих років. Якщо два роки поспіль не відповідаєте згаданим критеріям, змініть категорію підприємства з огляду на показники фінзвітності за 2023 рік.

Залежно від категорії підприємства розпочніть готувати фінзвітність — повну в складі форм №№ 1—6 або скорочену. З’ясуйте, чи зобов’язані оприлюднювати фінзвітність разом з аудиторським звітом.

Мікропідприємства подають скорочену за показниками річну фінансову звітність у складі балансу і звіту про фінансові результати (п. 2 Порядку № 419).

Новостворені підприємства визначають відповідність критеріям зважаючи на показники на дату, коли складають річну фінансову звітність.

Статтю з правилами подання фінзвітності за 2024 рік опублікуємо у «Головбусі» в лютому. А поки користуйтеся наявними матеріалами.

Перегляньте облікову політику

Якщо не плануєте змінювати принципів і методів обліку, змінювати і заново затверджувати облікову політику не потрібно. Адже діє бухгалтерський принцип послідовності: постійне, з року в рік, застосування обраної облікової політики. Змінюйте її, лише коли цього вимагають НП(С)БО або МСФЗ (ст. 4 Закону про бухоблік).

Припустимо, на підприємстві вирішили застосовувати інший метод амортизації або метод визначення резерву сумнівних боргів. У такому разі оновіть Положення про облікову політику. Керівник має підписати відповідний наказ до 31 грудня.