облік

первинні документи

Коли складати бухгалтерську довідку: роз’яснює Мінфін

Затримуються документи від контрагента, треба виправити помилку або задокументувати госпоперацію, коли немає типової форми первинки? Допоможе бухгалтерська довідка. Як застосовувати бухдовідку — вчергове роз’яснив Мінфін, а експерт підготувала колекцію зразків бухдовідок для різноманітних ситуацій

Олена Озерова , керівник експертної групи Експертус Головбух

Роль бухгалтерської довідки складно переоцінити. Вона є тією паличкою-рятівничкою, яка завжди допоможе бухгалтерові підтвердити факт виконання госпоперації або задокументувати виправлення помилок. Ось і Мінфін укотре нагадав про її роль та порядок застосування*.

* Лист Мінфіну «Про окремі питання документального забезпечення записів у бухгалтерському обліку» від 21.03.2023 № 41010-07-5/7607.

Перш ніж проаналізувати висновки урядовців, пригадаємо ази.

Типова форма

Бухгалтерська довідка — популярний документ у роботі бухгалтера. Її форму можете створити як на папері, так і за допомогою облікового програмного забезпечення. Чи існує її затверджена форма? Так, існує. У коментованому листі Мінфін нагадує: щоб виправити помилки в регістрах обліку комерційні підприємства керуються формою довідки з Методрекомендацій № 356. Але зауважимо: документувати госпоперації можете і за допомогою бланків, що виготовите власноруч. Лише не забудьте включити до них обов’язкові реквізити первинних документів або типових чи спеціалізованих форм (п. 2.6 Положення № 88).

Первинні документи у паперовій/електронній формі повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми);
дату складання;
назву підприємства, від імені якого склали документ;
зміст і обсяг, одиницю виміру господарської операції;

посади і прізвища осіб, відповідальних за проведення і правильність оформлення господарської операції (окрім первинних документів, вимоги до яких встановлює Нацбанк);
особистий підпис або інші дані, що уможливлюють ідентифікацію особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Користуйтеся

типовою формою бухдовідки або розробіть власноруч з обов’язковим реквізитами первинних документів

Залежно від характеру госпоперації і технології опрацювання облікової інформації включіть до первинки додаткові реквізити — печатку, номер документа, підставу для проведення операції тощо (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).

Ситуації та зразки

У коментованому листі Мінфін згадує про два випадки, коли доречна бухдовідка.

первинка від контрагента запізнюється

Законодавство приписує показувати госпоперації в обліку в тому звітному періоді, коли їх провели (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Підтверджує цей факт первинний документ (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). Якщо на момент закриття звітного періоду первинка від контрагента запізнюється, дозволено задокументувати операцію самотужки (п. 2.5 Положення № 88). А саме: оформити операцію внутрішнім документом (актом).

Можливість складати внутрішню первинку замість документа від контрагента передбачте у правилах документообігу підприємства. Суму госпоперації, за якою немає первинки, визначайте розрахунково, наприклад, на підставі договорів, рахунків або статистики витрат за попередні періоди. На свій розсуд оберіть методику оцінки суми витрат і закріпіть цей вибір у наказі про облікову політику.

Мінфін звертає увагу, що роль внутрішнього документа може виконувати не лише власний акт, про який згадують у Положенні № 88. Урядовці не заперечують, що таким документом може бути й бухгалтерська довідка.

Задокументуйте

бухдовідкою госпоперацію, за якою первинний документ від контрагента запізнюється

Отже, щоб скористатися бухдовідкою і не складати іншої внутрішньої первинки:

розробіть/затвердьте форму документа;
визначте в наказі про облікову політику і додатку до нього, для яких випадків та операцій застосовуватимете бухдовідку.

Скористайтеся зразком бухдовідки, коли первинний документ від контрагента запізнюються (див. Додаток 1).

Додаток 1

Зразок бухгалтерської довідки, коли первинні документи від контрагента запізнюються

Натисніть на зображення, щоб переглянути та скачати

Після того як отримаєте первинку і виявите розбіжності, якщо вони будуть, у поточному місяці проведіть в обліку коригування (п. 3.4 Положення № 88).

Різницю покажіть у складі:

витрат — якщо фактична вартість виявилася вищою за розрахункову (Д-т відповідного рахунку обліку витрат — К-т 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками», 685 «Розрахунки з іншими кредиторами»);

СТАТТЯ ДО ТЕМИ

Як виправити минулорічні облікові помилки

доходів — якщо фактична вартість нижча від розрахункової (Д-т 631, 685 — К-т 719 «Інші доходи від операційної діяльності»).

Виняток — якщо різниця виникла через помилку, і її величина істотно впливає на фінзвітність попередніх звітних періодів. Тоді виправте її за правилами НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах»**.

** Лист Мінфіну від 22.04.2016 № 31-11410-06-5/11705.

виправлення помилок

Найпоширеніший випадок — коли бухгалтер за допомогою бухдовідки виправляє помилку. Мінфін згадує лише один спосіб, коли через бухдовідку можна внести правки, — метод «сторно». Проте бухдовідка знадобиться:

у разі застосування методу додаткових бухгалтерських проведень;
коли виправляєте минулорічні облікові помилки, що вплинули на фінрезультат.

У бухдовідці для виправлення помилки:

зазначте причину помилки, її зміст — кореспонденцію рахунків, якою виправляєте помилку, та суму;
зазначте спосіб виправлення;
зробіть посилання на документи і регістри обліку, в яких припустилися помилки;
додайте за потреби супутні документи, що розшифровують чи підтверджують розрахунки;
завізуйте підписом працівника, який склав бухдовідку, після перевірки — підписом головбуха (п. 4.3 Положення № 88).

СТАТТЯ ДО ТЕМИ

Із березня діють нові правила складання та виправлення помилок у первинних документах

Строки зберігання довідки залежать від строку зберігання регістру обліку, до якого вносили виправлення, зазвичай це три роки.

Як оформити бухдовідку на виправлення помилки у первинному документі звітного року методом «червоного сторно» — у Додатку 2.

Додаток 2

Зразок бухгалтерської довідки, щоб виправити помилку за звітний рік методом «червоного сторно»

Натисніть на зображення, щоб переглянути та скачати

Як виправити помилку, якої припустилися у первинному документі звітного року, методом додаткового бухгалтерського проведення, — у Додатку 3.

Додаток 3

Зразок бухгалтерської довідки, щоб виправити помилку за звітний рік методом додаткових бухгалтерських проведень

Натисніть на зображення, щоб переглянути та скачати

Минулорічні облікові помилки виправте за зразком Додатка 4.

Додаток 4

Зразок бухгалтерської довідки, щоб виправити минулорічну помилку, яка вплинула на фінрезультат

Натисніть на зображення, щоб переглянути та скачати

немає затверджених форм первинки

Проте бухдовідку застосовують не лише у випадках, про які згадали в листі мінфінівці. Бухдовідка стане у пригоді, щоб зафіксувати госпоперацію, за якою немає затвердженої форми первинки, або щоб підтвердити розрахунки.

За допомогою бухдовідки зможете:

провести залік заборгованостей;
списати доходи/витрати на фінансовий результат;
включити фінрезультат звітного періоду до складу нерозподіленого прибутку (непокритого збитку).

Окрім цього, стосовно деяких госпоперацій бухдовідка виконує функції первинного документа і підтверджує розрахунки.