Із березня діють нові правила складання та виправлення помилок у первинних документах

Первинка відіграє ключову роль у бухгалтерському та податковому обліку. Адже справедливо кажуть, що слово до справи не підшиєш. Мінфін своїм наказом № 467 змінив Положення № 88.

Оновлення запрацювали із 9 березня 2023 року¹. Тож проаналізуємо, на що очікувати.

Як змінили термінологію	Які реквізити притаманні первинці
Чи має значення мова	Як заповнювати первинні документи
Що має містити електронна первинка	Як виправляти помилки
Як вилучатимуть документацію

Як змінили термінологію

Визначення первинних документів із пункту 2.1 перенесли до нового пункту 1.2 Положення № 88. Первинними документами називатимуть документи, створені у паперовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції.

Як бачите, зникло зауваження про те, що первинкою є розпорядження і дозволи адміністрації/власника на проведення господарських операцій.

Тлумачення облікових регістрів із пункту 3.1 перенесли до того самого пункту 1.2 Положення № 88. Регістрами бухобліку називають носії інформації, складені у паперовій або електронній формі, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, прийнятих до обліку. Облікові регістри можуть бути у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо.

Чи має значення мова

Пункт 1.3 Положення № 88 став пунктом 1.4. Із нього вилучили згадку про те, що для документів, поряд з українською мовою, можна застосовувати іншу мову в порядку, визначеному Законом про мову.

Нарешті однозначно визначили, що первинні документи слід складати українською мовою. Документи, на підставі яких роблять записи в бухгалтерському обліку, що складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською.

Що має містити електронна первинка

Розширили правила щодо електронного документообігу. Як і раніше, підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи.

Однак маємо уточнення в пункті 2.2 Положення № 88: первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовують у бухобліку за наявності накладеного електронного підпису або печатки.

Якщо підприємство веде первинні документи та облікові регістри з використанням електронних засобів оброблення інформації, воно зобов’язане своїм коштом виготовляти їх копії на паперових носіях. Робитиме це на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень. Приміром, податківці під час перевірки можуть безплатно отримувати від платників податків копії первинних документів, що свідчать про приховування/заниження об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства (п. 85.4 Податкового кодексу України).

Як вилучатимуть документацію

Копії первинних документів і регістрів бухобліку можна вилучити у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень. При цьому обов’язково слід скласти реєстр документів, що вилучають.

Вилучати оригінали документів та облікових регістрів заборонено, окрім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством (абз. 5 п. 2.2 Положення № 88).

Які реквізити притаманні первинці

Обов’язкові реквізити первинних документів залишилися колишніми:

• найменування підприємства, установи, від імені яких склали документ;
• назва документа (форми) і дата складання;
• зміст і обсяг господарської операції;
• одиниця виміру господарської операції²;
• посади і прізвища³ осіб, відповідальних за проведення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у проведення госпоперації (абз. 1 п. 2.3 Положення № 88).

Окрім того, залежно від характеру операції і технології оброб­лення даних, до первинних документів можна включати додаткові реквізити: код ЄДРПОУ, номер документа, підстава для проведення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача. Тепер до цих реквізитів додали ще й печатку (абз. 2 п. 2.3 Положення № 88).

Як заповнювати первинні документи

Колишній пункт 2.10 Положення № 88 став пунктом 2.9. У ньому розділили інформацію стосовно заповнення первинних документів:

• у паперовому вигляді — кульковою ручкою або чорнилом темних кольорів;
• електронній формі — за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які забезпечують збереження цих записів протягом встановленого строку зберігання документів і запобігають внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Як виправляти помилки

Главу 4 Положення № 88 виклали у новій редакції. Підчисткам та необумовленим виправленням — категоричне «ні!» (п. 4.1 Положення № 88). Виправленню помилок у тому звітному періоді, коли їх виявили, — стовідсоткове «так!» (п. 4.11 Положення № 88).

Чиновники запропонували три способи виправлення помилок для паперових і два — для електронних первинних документів.

паперова первинка

Помилки у первинних документах і регістрах бухобліку, складених у паперовій формі, виправляйте у спосіб:

• «червоного сторно». Спочатку внесіть неправильний запис (кореспонденції рахунків або суми) червоною пастою/чорнилом, що означає від’ємні числа, які в підсумку вираховують. Водночас під записом червоною пастою/чорнилом зробіть інший запис пастою/чорнилом темного кольору із правильною кореспонденцією рахунків чи сумою;
• додаткових бухгалтерських проведень — внесіть додаткову кореспонденцію рахунків на суму, що є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах;
• коректурний — закресліть неправильний текст або цифри й над закресленим надпишіть правильний текст або цифри. Закреслюйте однією рискою так, щоб виправлене можна було прочитати (п. 4.2 Положення № 88).

Виправили помилку у первинних документах? Особи, які виправили документ, мають засвідчити цей факт написом «виправлено» і підтвердити своїми підписами із зазначенням дати виправлення (п. 4.7 Положення № 88).

Важливо! Помилки в регістрах бухобліку за минулий звітний період виправляйте методом «сторно». Він передбачає складання бухгалтерської довідки, у якій помилку⁴ заносять червоною пастою/чорнилом або зі знаком «мінус», а виправлення — темною пастою/чорнилом (п. 4.6 Положення № 88). Якщо внесете ці дані в місяці, коли знайшли помилку, — ліквідуєте неправильний запис і покажете правильний. У бухгалтерській довідці маєте навести причину помилки, посилання на документи і регістри бухобліку, в яких припустилися помилки. Її підпише працівник, який склав довідку, та — після перевірки — головбух.

електронна первинка

Помилки у первинних документах і регістрах бухобліку, складених в електронній формі, виправляйте у спосіб:

• «сторно» — зворотний запис на величину помилки й одночасне зазначення правильної суми;
• додаткових бухгалтерських проведень (п. 4.9 Положення № 88).

Майте на увазі! Під час виправлення помилок в електронній первинці слід зберегти інформацію, яку виправляєте, і навести дату виправлення, посади і прізвища осіб, особисті підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ (п. 4.10 Положення № 88).

Це основні правки, яких зазнало Положення № 88. Тож вивчайте новації та оформлюйте коректні первинні документи.