Сумісник стає основним працівником і навпаки: як показати в Об’єднаній звітності

Коли працевлаштовуєте працівника, він ідентифікує своє основ­не місце роботи. За кожним місцем роботи — основне та сумісництво — укладайте окремий трудовий договір. Якщо вважаєте, що можна безперешкодно перевести працівника з основного місця роботи на сумісництво, — помиляєтеся.

У Кодексі законів про працю України (КЗпП) не передбачена можливість перевести працівника із сумісництва на основне місце роботи або навпаки. Переведення — це зміна місця роботи (посади). Коли в одного роботодавця змінюєте основне місце роботи на сумісництво або навпаки, переведення не відбувається.

Якщо оформите переведення з основного місця роботи на сумісництво чи навпаки або працівник відкличе заяву про визначення основного місця роботи, дані про місце роботи в Реєстрі застрахованих осіб не зміняться. Щоб їх змінити, потрібно заново подати Повідомлення про прийняття на роботу і Додаток Д5 до Об’єд­наної звітності із записами про звільнення та прийняття на роботу працівника.

Тому єдиний варіант — звільніть сумісника й заново прийміть його на роботу як основного працівника або навпаки.

Алгоритм зміни місця роботи

Щоб змінити місце роботи працівника, дійте за алгоритмом.

Звільніть працівника. Для цього доведеться:

• отримати заяву про звільнення працівника — за власним бажанням або за згодою сторін;
• видати наказ про звільнення;
• провести остаточний розрахунок, у т. ч. виплатити компенсацію за невикористану щорічну відпустку;
• отримати в Особовій картці працівника підпис про те, що він ознайомився із підставою і датою звільнення;
• видати працівникові копію наказу про звільнення, письмово повідомити про суми, що нарахували та виплатили йому під час звільнення;
• внести запис до трудової книжки, якщо працівник забажав цього.

Коли звільняєте основного працівника, який працевлаштувався до 09.06.2021 і трудову книжку якого зберігаєте в себе, внесіть запис до Книги обліку руху трудових книжок і вкладок до них. Такий запис працівник має засвідчити своїм підписом.

Прийміть працівника на основне місце роботи або за сумісництвом. Для цього:

• отримайте заяву про прийняття на роботу на основне місце роботи або за сумісництвом;
• видайте наказ про прийняття на роботу;
• надішліть Повідомлення про прийняття на роботу до ДПС. Зробіть це, перш ніж допустите працівника до роботи;
• під підпис ознайомте працівника із наказом про прийняття на роботу, колдоговором і рештою локальних актів роботодавця, посадовою інструкцією;
• проведіть інструктажі й отримайте підписи працівника у відповідних журналах;
• сформуйте нову Особову картку працівника.

За звітний період, у якому звільнили працівника та знов прийняли на роботу, внесіть записи до додатків до Об’єднаної звітності.

Додаток Д1

Зарплатні доходи працівника за основним місцем роботи і за сумісництвом покажіть у Додатку Д1 окремими рядками. Причина — у графі 21 «Ознака наявності трудової книжки (1 — так, 0 — ні)» слід поставити позначку:

• 1 — в рядку з доходами за основним місцем роботи;
• 2 — в рядку з доходами за сумісництвом.

Якщо сумісники працюють на умовах непов­ного робочого часу, у графі 22 «Ознака неповного робочого часу (1 — так, 0 — ні)» проставте 1.

Якщо звільнили працівника з посади за сумісництвом і прийняли на основне місце посеред місяця, у графі 14 запишіть сумарно кількість календарних днів (к. дн.) перебування у трудових відносинах за звітний місяць (вилучіть к. дн. між датами звільнення і прийняття на роботу). Цю графу заповніть у рядку, в якому відобразили зарплату за основною посадою.

Коли посеред місяця звільняєте працівника з основної посади і приймаєте за сумісництвом (або навпаки), додаткову базу нарахування не визначайте. Вимога нарахувати мінімальний ЄСВ на зар­плату, меншу за мінімальну, не стосується зарплати зовнішнього сумісника. Вона також не спрацьовує, коли основний працівник у місяці прийняття/звільнення перебував у трудових відносинах не пов­ний календарний місяць або не відпрацював усі робочі дні.

Додаток 4ДФ

У Додатку 4ДФ не ідентифікуйте доходи основного працівника та сумісника. Проте якщо у звітному періоді неодноразово приймали фізособу на роботу і звільняли, заповніть на таку особу стільки рядків, скільки разів змінювалося місце роботи особи у звітному періоді (пп. 2 п. 4 розд. IV Порядку № 4). Тоді в рядку з доходом за місцем роботи, з якого звільнили працівника, у графі 8 проставте дату його звільнення. Дохід за місцем роботи, на яке прийняли працівника, покажіть наступним рядком, у якому у графі 7 запишіть дату прийняття на роботу.

У рядку 4 «Працювало за трудовими договорами» проставте кількість працівників із трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, яким нараховували доходи за ознакою 101. Оскільки зарплату за звітний місяць нарахували одній і тій самій фіз­особі, врахуйте її як одного працівника.

Додаток Д5

Якщо впродовж звітного періоду (місяця) розірвали з працівником трудовий договір, а потім знов уклали, зробіть у Додатку Д5 два записи:

• дату припинення трудових відносин зазначте в першому;
• дату початку трудових відносин — у другому.

Коли вносите записи про звільнення або прийняття на роботу сумісників, у графі 07 «Категорія особи» запишіть 2 — найманий працівник (без трудової книжки). Якщо при цьому особа є водночас основним працівником і внутрішнім сумісником, у графі 11 «Внутрішній сумісник (1 — так, 0 — ні)» проставте 1. Щодо зов­нішніх сумісників у цій графі запишіть 0.

Коли звільнили працівника з посади за сумісництвом та прийняли на ту саму посаду за основним місцем роботи, зробіть два записи. У першому зафіксуйте звільнення за сумісництвом, а саме, відобразіть у графах:

• 07 — позначку 2 (без трудової книжки);
• 10 — дату звільнення;
• 13, 14, 15 — код класифікатора професій, професійну назву роботи за ДК 003:2010 і назву посади за записом у трудовій книжці;

• 16 — реквізити наказу про звільнення;
• 17 — посилання на пункт і статтю КЗпП залежно від підстави звільнення.

Графи 18—20 залиште порожніми.

У другому рядку відобразіть інформацію про прийняття на основне місце роботи. А саме, проставте у графах:

• 07 — позначку 1 (із трудовою книжкою);
• 10 — дату прийняття на роботу;
• 13, 14, 15 — код класифікатора професій, професійну назву роботи за ДК 003:2010 і назву посади за записом у трудовій книжці;
• 16 — реквізити наказу про прийняття на роботу.

Графу 18 заповніть, якщо працевлаштовуєте працівника на нове робоче місце. Графи 17, 19, 20 залиште порожніми.

Записи у графах 13—15 збігаються, оскільки йдеться про звільнення і прийняття на одну і ту саму посаду. Вони відрізнятимуться, якщо в інтервалі між звільненням і прийняттям на роботу працівника коригували штатний розпис за цією посадою (наприклад, привели назву посади у відповідність до змін у ДК 003:2010).

Заголовна частина Об’єднаної звітності

До табличної частини Об’єднаної звітності сумові показники автоматично підтягнуться з Додатка Д1. При цьому жодних сум зарплати за сумісництвом не виокремлюють.

У заголовній частині показники чисельності працівників відображайте в рядках:

• 101 — Середньооблікова кількість штатних працівників (СКШП) за звітний період, осіб. До цього показника враховуйте лише основних працівників: підсумуйте кількість штатних працівників облікового складу за кожен к. дн. звітного місяця, результат розділіть на їх кількість. Тобто кількість к. дн., коли працівник перебуває на основній посаді, входить до СКШП;
• 102 — Облікова кількість штатних працівників (ОКШП). До цього показника також включайте лише основних працівників. ОКШП обчислюйте на визначену дату, наприклад, останнє число звітного місяця. Тому якщо основний працівник упродовж місяця звільнився, в ОКШП його відніміть, якщо працевлаштувався — додайте;
• 103 — Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано зарплату. Для цього показники немає значення — основ­ний працівник чи сумісник. Це одна застрахована особа, якій у звітному місяці нарахували зарплату за обома місцями роботи в одного роботодавця. Тому лічіть працівника як одну пов­ну одиницю.

Зразки заповнення додатків Д1, 4ДФ і Д5 наведемо в Додатках 1, 2, 3.

Додаток 1

Зразок заповнення Додатка Д1 Об’єднаної звітності

Додаток 2

Зразок заповнення Додатка 4ДФ Об’єднаної звітності

Додаток 3

Зразок заповнення Додатка Д5 Об’єднаної звітності

Якщо маєте критичний статус і бронюєте працівників, про звільнення/прийняття працівників повідомляйте через вебпортал ПФУ. Строк подання оперативних повідомлень — не пізніше ніж наступного дня після відповідної події.