Хто і коли (не)подає щомісячний Податковий розрахунок і додатки до нього

Роботодавці

Податковий розрахунок подають усі роботодавці, які мають у штаті найманих працівників. Якщо не нараховували доходів працівникам, все одно подайте Додаток Д1 до Податкового розрахунку. Покажіть у ньому кількість днів, упродовж яких працівники перебували з роботодавцем у трудових або цивільно-правових відносинах (ЦПД), навіть якщо не нараховували їм зарплату або винагороду за ЦПД.

Таке трапляється, наприклад, коли з працівником призупинили дію трудового договору, або він цілий місяць перебував:

• у відпустці без збереження зарплати;
• прогулі;
• на військовій службі за мобілізацією.

Додатки до Податкового розрахунку є його невід’ємною частиною. Окремо від Податкового розрахунку їх не подають. Якщо не заповнюєте той чи той рядок Податкового розрахунку або додатків через відсутність операції, ставте в ньому прочерк (в електронній формі залишайте порожнім).

У рядку 06 заголовної частини Податкового розрахунку зазначайте інформацію про додатки — проставляйте позначку «×» та зазначайте кількість аркушів додатків. Навпроти додатків, яких не подаєте, на паперових носіях ставте прочерки. В електронних формах залишайте поля порожніми.

Додаток Д1 не подавайте, якщо у звітному періоді не використовували працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або ЦПД.

Додаток 4ДФ додавайте до Податкового розрахунку, якщо впродовж місяця нарахували чи виплатили доходи працівникам або іншим фізособам, незалежно від того, чи їх оподатковували. Також подавайте його, якщо у звітному місяці нарахували фізособам доходи, незалежно від того, чи виплачували їх.

ДПС стверджує, що не передбачено окремих норм, які дозволяли б не подавати Додаток 4ДФ, коли роботодавець зобов’я­заний подати Податковий розрахунок. При цьому Податковий розрахунок слід подавати, лише якщо протягом звітного періоду нараховували доходи фізособам (п. 1 розд. ІІ Порядку № 4). Консультацію з цього питання податківці наразі перевели до нечинних та уточнюють (ЗІР, категорія 103.25).

Тому радимо всім роботодавцям діяти обережно. Подавайте «порожній» Додаток 4ДФ із прокресленими рядками (в електронній формі — порожніми), адже при цьому подаєте Податковий розрахунок із Додатком Д1. Підстава — роботодавці зобов’язані подавати Податковий розрахунок, навіть якщо у звітному місяці не нараховували доходи працівникам.

Проте трапляються випадки, коли програмне забезпечення ДПС не приймає «порожніх» Додатків 4ДФ. Тому деякі роботодавці не вбачають сенсу подавати «порожній» Додаток 4ДФ, коли упродовж місяця не мають нарахованих/виплачених фізособам доходів. Тоді не виникає і проблем із «порожніми» додатками. Ос­нов­ний аргумент — відсутність показників, які відображають у Додатку 4ДФ.

Додаток Д5 подавайте, якщо впродовж місяця відбувався рух працівників чи виконавців за ЦПД або надавали окремі види соціальних відпусток. Не подавайте цього додатка, коли протягом звітного місяця не укладали і не розривали трудових угод чи ЦПД, не змінювали посад працівників і не надавали їм відповідних відпусток (п. 5 розд. IV Порядку № 4).

Додаток Д6 формують роботодавці, в яких наймані працівники посідають посади, роботу на яких зараховують до спецстажу (педагогічні та науково-педагогічні працівники, держслужбовці, працівники на шкідливих роботах тощо). Якщо не маєте робочих місць, роботу на яких зараховують до спецстажу, не формуйте і не подавайте Додатка Д6 (п. 6 розд. IV Порядку № 4).

ФОПи

Якщо маєте найманих працівників, подайте Податковий розрахунок із додатками.

За відсутності найманих працівників також зобов’язані подати Податковий розрахунок із додатками:

• Д1 — якщо нараховували винагороду за ЦПД або інші виплати застрахованим особам, що є об’єктом нарахування ЄСВ;
• 4ДФ — якщо нараховували/виплачували будь-які доходи фізособам чи іншим ФОПам, а також отримували оплату від ФОПів;
• Д5 — коли укладали/припиняли ЦПД з фізособами.

ФОПи без найманих працівників, які не нараховують і не виплачують будь-яких доходів на користь фізосіб та інших ФОПів, Податкового розрахунку і додатків до нього не складають і не подають.

Директор — єдиний працівник підприємства

Коли в штаті підприємства є лише його директор, обов’язково формуйте Податковий розрахунок і Додатки Д1 та 4ДФ. Якщо укладали чи розривали трудові угоди (ЦПД), змінювали посади, надавали окремі види соціальних відпусток — подайте Додаток Д5.

Якщо директор цілий місяць перебував у відпустці без збереження зарплати і доходів йому не нараховували, подайте Податковий розрахунок. Сформуйте також Додатки Д1 та 4ДФ попри відсутність сумових показників. У Додатку Д1 покажіть у графах:

• 13 — кількість календарних днів відпустки без збереження зарплати;
• 15 — кількість календарних днів перебування у трудових відносинах протягом звітного місяця.

Коли функції директора виконує засновник, але з ним не уклали ані трудового договору, ані ЦПД і коштів йому не виплачували, Податкового розрахунку і додатків до нього не подавайте.

Так само, якщо не виплачували коштів жодним фізичним особам чи ФОПам.

Суб’єкти господарювання, які не провадять діяльності

Підприємство, яке фактично не провадить діяльності, але не припинило трудових відносин із працівниками, подає Податковий розрахунок і додатки до нього. Не подавати Податкового розрахунку можуть суб’єкти господарювання, які не мають найманих працівників і не нараховували та не виплачували будь-яких доходів фізособам, у т. ч. ФОПам.

Суб’єкт господарювання, який припиняє діяльність, має подати Податковий розрахунок, перш ніж завершить держреєстрацію припинення юрособи та/або підприємницької діяльності ФОПа. Востаннє звітуйте за період, у якому завершили процедуру припинення діяльності.

Подати Податковий розрахунок за цей період зобов’язані, якщо припиняли трудові відносини і нараховували та виплачували доходи фізособам, у т. ч. ФОПам.