Що зробити бухгалтеру із зарплати на початку 2025 року

2025 рік розпочнемо без змін розмірів мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму. Більшість неоподатковуваних лімітів теж залишається на рівні 2024 року. Нагадаємо, з якими правилами входимо в податковий (бюджетний) рік. Зважайте на них, щоб не проґавити важливих цифр і дій.

Оновіть штатний розпис

Нормативно-правові акти з оплати праці вже тривалий час не вимагають обов’язково встановлювати посадові оклади на рівні, не нижчому за мінімальну зарплату. Залишилася вимога про мінімальний посадовий оклад (тарифну ставку). Він має бути не меншим ніж прожитковий мінімум для працездатних осіб на 1 січня календарного року. У 2024 та 2025 роках — 3028 грн.

Якщо посадові оклади в штатному розписі вищі за цей показник, можете їх не підвищувати. Тоді залиште на 2025 рік той штатний розпис, що переглядали востаннє. Перевіряйте щомісяця, чи маєте доплачувати працівникам до рівня мінімальної зарплати.

Місячну мінімальну зарплату на 2025 рік залишили на рівні 2024 року — 8000 грн. Якщо посадові оклади за умовами колдоговору або положення про оплату праці встановили не меншими за мінімальну зарплату, змінювати їх у 2025 році не зобов’язані.

Зважте, коли посадові оклади всіх працівників встановили в мінімальному розмірі — це порушення статті 96 Кодексу законів про працю України і статті 6 Закону про оплату праці. Адже оплату праці слід диференціювати залежно від складності роботи і рівня посади.

Підприємства на свій розсуд ухвалюють рішення про перегляд посадових окладів. Маєте наміри збільшити їх у січні 2025 року — внесіть оновлені розміри посадових окладів до штатного розпису. Обов’язково зазначте дату, з якою запроваджуєте оновлений штатний розпис.

Штатний розпис також коригуйте, коли сталися зміни в Класифікаторі професій. Із 13.12.2023 діє Зміна № 14.

Перегляньте професійні назви робіт, що їх змінили або скасували у Зміні № 14, на предмет, чи маєте відповідні посади в штатному розписі. Якщо маєте — введіть нові професійні назви робіт до штатного розпису замість тих, що існують і не зовсім відповідають функціональним обов’язкам працівників.

Застосовуйте норми тривалості робочого часу на 2025 рік

Законодавство не встановлює єдиної норми тривалості робочого часу на рік — зауважувало Мінекономіки. Норми тривалості робочого часу на рік визначайте на свій розсуд. Вони залежать від того:

• який робочий тиждень встановили на підприємстві (п’ятиденний чи шестиденний);
• яка тривалість щоденної роботи;
• коли випадають вихідні дні.

Листи Мінекономіки стосовно норм робочого часу слугують як рекомендація та методичний посібник.

Рекомендований розрахунок норми робочого часу на 2025 рік для п’ятиденного й шестиденного робочих тижнів обчислюють з огляду на положення Закону № 2136 та за умови, що воєнний стан триватиме протягом усього 2025 року. На період воєнного стану святкові дні скасували.

ЄСВ нараховуйте в межах нової максимальної бази

Максимальну базу нарахування ЄСВ на 2025 рік збільшили з 15 до 20 розмірів мінімальної зарплати (ст. 39 Закону про Держбюджет-2025).

У січні — грудні 2025-го нараховуйте ЄСВ на місячну базу нарахування, яка не перевищує 160 000 грн. Якщо проводите остаточний розрахунок із працівником у січні 2025-го і його сума становитиме, приміром, 185 000 грн, ЄСВ нараховуйте на суму 160 000 грн.

Перегляньте застосування ПСП

Податкову соціальну пільгу (ПСП) застосовують із дня, коли отримали від працівника заяву про її застосування і документи, що підтверджують таке право (пп. 169.2.2 Податкового кодексу України; ПК). Роботодавець не зобов’язаний на початку кожного року отримувати від працівника нову заяву про застосування ПСП. Достатньо тієї, яку працівник подав під час працевлаштування.

Працівникам, які мають дітей, ПСП надають до кінця року, в якому дитина досягає 18 років, а якщо дитина померла до досягнення цього віку — до кінця року, коли це сталося (пп. 169.3.3 ПК). Тож настання повноліття дитини у 2024 році означає, що з 2025 року працівник втрачає право на ПСП на цю дитину.

Якщо в працівника народилася друга дитина в січні 2025-го і він 31.01.2025 подав копію свідоцтва про народження із заявою про застосування ПСП на дітей, застосовуйте ПСП до зарплати січня 2025-го.

Не оподатковуйте негрошовий подарунок і добові за новими розмірами

Із 01.01.2025 не сплачуйте податків:

• із добових витрат на відрядження Україною — в межах 800 грн;
• негрошового подарунка в розрахунку на місяць — 2000 грн.

Не переказуйте податки 1 січня

Бюджетний період для всіх бюджетів щороку починається 1 січня (ч. 1 ст. 3 Бюджетного кодексу України; БК).

1 січня 2025 року — звичайний робочий день, позаяк на період воєнного стану святкові дні скасували.

Через регламент роботи органів Держказначейства 31.12.2024 та 01.01.2025 не буде можливості зарахувати/перерахували кошти на казначейські рахунки або з них. У ці дні в Держказначействі проводять регламентні роботи, пов’язані із завершенням попереднього та початком нового бюджетного року.

Із 02.01.2025 органи Держказначейства працюватимуть у звичайному режимі. Тож податки, збори, ЄСВ та інші платежі на казначейські рахунки сплачуйте із 2 січня.

Банки не зупиняють роботу на новорічну перерву і прийматимуть платежі 01.01.2025 (Постанова № 154¹). Платіжні інструкції на сплату податків можете подати до банку 1 січня, але на казначейські рахунки їх зарахують 2 січня.

Перевірте бюджетні рахунки

На початку кожного нового бюджетного періоду відкривають казначейські рахунки для надходжень до державного та місцевих бюджетів (п. 2.1 Порядку № 758). Коли не сталося законодавчих змін у переліку бюджетних надходжень та/або порядку їх зарахування до відповідних бюджетів, діють рахунки з реквізитами попереднього бюджетного періоду. Для всіх податкових надходжень, порядок зарахування яких до бюджетів не змінився, діятимуть реквізити бюджетних рахунків минулого року.

Порядки адміністрування ПДФО, військового збору та ЄСВ із 2025 року не змінюються, тому Держказначейство заново відкриє бюджетні рахунки з тими самими реквізитами, що діяли у 2024 році.

Рахунки для сплати військового збору не змінюються для податкових агентів (роботодавців). Нові бюджетні рахунки відкрили для сплати військового збору з доходів фізичних осіб — підприємців, юридичних осіб — платників єдиного податку та із зарплати, грошового забезпечення військовослужбовців і працівників Збройних Сил України, інших військових формувань та силових структур.

Щоб перестрахуватися, перевірте реквізити бюджетних рахунків на 2025 рік. Держказначейство та ДПС розміщують їх на своїх вебпорталах. Вони підтягуватимуться в е-кабінет ДПС і клієнт-банкінг.

Сплачуйте податки за новим місцем реєстрації

Якщо у 2024 році змінили місцезнаходження та реєстрацію як платника податків, до закінчення поточного бюджетного періоду (2024 рік) загальнодержавні податки і збори, що їх розподіляють між державним і місцевими бюджетами, сплачували за місцем попередньої реєстрації (ч. 8 ст. 45, ч. 5 ст. 78 БК).

Коли внаслідок зміни місцезнаходження юридичної особи або ФОПа змінилася територія територіальної громади, такого платника податків обліковують:

• із кодами територій територіальної громади за КАТОТТГ за попереднім і новим місцезнаходженням;
• до закінчення бюджетного періоду — з ознакою щодо сплати за попереднім місцезнаходженням податків і зборів, що їх розподіляють між державним і місцевими бюджетами, і місцевих податків і зборів (п. 10.2 Порядку № 1588).

ПДФО належить до податків, що їх розподіляють між державним і місцевими бюджетами. Якщо впродовж 2024 року перереєстрували бізнес в іншій територіальній громаді, починаючи з 01.01.2025 сплачуйте ПДФО до територіальної громади за новим місцем податкового обліку.

Це стосується і військового збору, порядок адміністрування якого аналогічний до справляння ПДФО.

ЄСВ не належить до податкових надходжень, тож ці правила його не стосуються. Сплачуйте ЄСВ до податкового органу за основним місцем обліку (п. 1 ч. 2 ст. 6 Закону про ЄСВ). Одразу після завершення перереєстрації сплачуйте ЄСВ за новим місцем обліку.

Якщо змінили податкову адресу на іншу територіальну громаду, Податковий розрахунок із сумами ПДФО, військового збору та ЄСВ подавайте за новим місцезнаходженням.

Востаннє подайте Податковий розрахунок за квартальний період

Із 01.01.2025 Податковий розрахунок стає щомісячним. Тому за IV квартал 2024-го востаннє звітуйте за квартальним Податковим розрахунком із щомісячним розподілом.

Результати річного перерахунку ПДФО відображайте в Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку за ІV квартал.

За щомісячним Податковим розрахунком вперше звітуватимете за січень 2025-го — не пізніше ніж 20.02.2025.

Подайте звітність із праці

07.01.2025 — граничний термін, коли потрібно відзвітувати до органів статистики за формами:

• 1-ПВ (місячна);
• 1-ПВ (квартальна).

Накопичуйте і надавайте окремі види відпусток

За календарний рік надавайте оплачувані відпустки (табл.):

Тобто фактично працівник може скористатися правом на такі відпустки за 2025 рік із перших днів нового року.

Щороку також надавайте відпустки без збереження зар­плати:

• в обов’язковому порядку працівникам, які належать до пільгових категорій (ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки);
• за згодою сторін за сімейними обставинами та з інших причин (ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки).

Відпустку встановленої тривалості надавайте сумарно за календарний рік.

Не індексуйте зарплати в січні 2025 року

Січень 2025-го для всіх працівників стає базовим для індексації зарплати. Тому індексацію «обнулили».

Індекс споживчих цін (ІСЦ) для індексації доходів обчислюйте наростаючим підсумком починаючи із січня 2025 року. ІСЦ за цей місяць беріть за 1 або 100% (ст. 34 Закону про Держбюджет-2025). У січні 2025-го не нараховуйте суму індексації, що склалася в грудні 2024-го. Жодні фіксовані індексації не переходять із 2024-го на 2025 рік.

Тому в січні індексацію не проводьте. Починаючи з ІСЦ за лютий коефіцієнт індексації обчислюйте заново наростаючим підсумком. Місяць, у якому ІСЦ беруть за 1 або 100%, є базовим. У 2025 році право на індексацію може виникнути не раніше ніж у квітні, за умови що ІСЦ за лютий перевищить поріг у 103%.

Якщо працівник звільняється в перші дні січня 2025-го, не обчислюйте індексацію під час остаточного розрахунку з ним.