Обчислюємо лікарняні з 1 жовтня: сім прикладів із новою мінзарплатою
Із 01.10.2022 в Україні новий розмір мінзарплати. Як це впливає на оплату лікарняних? Бухгалтерів також непокоїть: чи враховувати період призупинення дії трудового договору під час війни? Які лікарняні обмежувати однією мінзарплатою, а які — двома? Кому та чиїм коштом доплатити лікарняні до мінімалки? Як обчислювати лікарняні з мінзарплати сумісникові? Щоб не помилитися — скористайтеся порадами та готовими прикладами
Україна гідно дає відсіч ворогам, які пішли на нас війною. І ми маємо не чекати на перемогу, а робити все, щоб її наблизити. Одне із завдань кожного роботодавця — забезпечувати соціальний захист своїх працівників, зокрема, правильно обчислювати й оплачувати лікарняні.
Із 01.10.2022 розмір мінзарплати в Україні становить 6700 грн. Тож зважайте на це, коли обчислюєте лікарняні. Як і коли розмір мінзарплати впливає на суму лікарняних, розглянемо детально на прикладах робочих ситуацій із практики.
Чим керуватися
Щоб правильно обчислити лікарняні, керуйтеся Законом № 1105 та Порядком № 1266. Також у пригоді стануть Закон № 2136 та Кодекс законів про працю України (КЗпП).
Від початку воєнних дій на території України чимало роботодавців і працівників призупинили свою діяльність. Хтось призупинив дію трудового договору чи взяв відпустку за свій рахунок, хтось оголосив простій, хтось евакуювався, зокрема й за кордон. Дехто взагалі призупинив свою роботу і лише тепер її відновлює. На всі ці обставини треба зважати, адже розмір лікарняних безпосередньо залежить від того, як оформили трудові відносини. Проте є обставини, за яких лікарняний оплачувати не потрібно.
Кому не потрібно оплачувати лікарняний
мобілізовані та добровольці
Передусім згадаємо про наших захисників, а саме працівників, які несуть службу в ЗСУ, теробороні чи інших створених відповідно до закону збройних формуваннях, — честь їм і слава. Однак що робити, коли в особистому кабінеті страхувальника з’являється е-лікарняний такого працівника? Працівники, які служать у ЗСУ або теробороні, отримують грошове забезпечення, зокрема й за період тимчасової непрацездатності або відновлення після отриманої травми чи поранення. Тож е-лікарняний такого працівника направляється роботодавцеві просто до відома. Оплачувати його не потрібно ані коштом роботодавця, ані за рахунок ФСС.
працівники, з якими призупинили дію трудового договору
Під час війни побільшало працівників, з якими призупинили дію трудового договору. Якщо в цей період вони захворіли, отримали травму невиробничого характеру або доглядають хвору дитину, лікарняний їм не оплачуйте. Відповідну оплату такий працівник зможе отримати після того, як Україна переможе у війні (ст. 13 Закону № 2136). Виняток — оплата лікарняного з вагітності та пологів: його оплачуйте зважаючи на новий розмір мінзарплати.
працівники, які не виходять на роботу з нез’ясованих причин
Є й такі працівники, які не виходять на роботу, а роботодавця про причини своєї відсутності не повідомляють. Якщо у працівника в період такої відсутності з’явився е-лікарняний, не оплачуйте його. Принаймні доти, поки не з’ясуєте причини його відсутності та чи можна за таких причин оплачувати його лікарняний.
Що потрібно для оплати
Спочатку комісія із соціального страхування призначає лікарняний до оплати. Далі бухгалтер має правильно визначити:
- розрахунковий період,
- середньоденну заробітну плату,
- загальний розмір страхового стажу працівника та його страховий стаж за останніх 12 місяців перед лікарняним.
Лише після цього починайте обчислювати лікарняні.
На які лікарняні не впливає нова мінзарплата
Є лікарняні, на розмір виплати за якими нова мінзарплата не впливає. Це лікарняні працівників, які за останніх 12 місяців перед хворобою мають не менше ніж шість місяців страхового стажу. Лікарняні цим працівникам обчислюйте й оплачуйте у загальному порядку. Визначте середньоденний заробіток, застосуйте до нього розмір страхового стажу, а результат помножте на кількість календарних днів лікарняного, що підлягають оплаті. І навіть якщо обчислений розмір буде меншим за розмір мінзарплати, жодних дотягувань і доплат робити не можна — закон цього не передбачає.
Натомість пильнуйте, щоб не заплатити менше ніж належить, коли оплачуєте е-лікарняні працівниць, які працюють на підприємстві більше ніж пів року та йдуть у відпустку з вагітності та пологів. А саме: лікарняний з вагітності та пологів оплачуйте в розмірі, не меншому за розмір допомоги, обчислений із мінзарплати станом на час страхового випадку (ч. 2 ст. 26 Закону № 1105).
Приклад 1. Оплачуємо лікарняний працівникові, страховий стаж якого більший ніж шість місяців |
Лікарняний з вагітності та пологів повністю оплачується за рахунок ФСС. Тобто всю цю суму маєте зазначити у Заяві-розрахунку.
Аналогічно оплачуйте лікарняні працівницям, яким через складні пологи чи народження двох і більше дітей заклад охорони здоров’я видав/сформував додатковий лікарняний на 14 к. дн. Цей лікарняний є продовженням основного лікарняного з вагітності та пологів. Відповідно, для його оплати використовуйте середньоденний заробіток, що обчислили для оплати основного лікарняного.
На які лікарняні впливає нова мінзарплата
Якщо працівник за останніх 12 місяців перед лікарняним має менше ніж шість місяців страхового стажу, розмір виплати за лікарняним маєте обмежити розміром мінзарплати, що встановлений законом на момент настання страхового випадку (п. 1 ч. 4 ст. 19 Закону № 1105). У нинішніх умовах такими працівниками можуть стати навіть ті, які тривалий час працюють на підприємстві.
Річ у тім, що страховий стаж працівник набуває лише за період, коли:
- отримує зарплату, з якої роботодавець сплачує ЄСВ;
- перебуває на лікарняному;
- перебуває у відпустці для догляду за дитиною до трирічного віку;
- отримує соціальні виплати.
Якщо ж працівник тривалий час працює на підприємстві, проте дію його трудового договору призупиняли або він не отримував зарплату з інших причин, а значить, з неї не сплачували ЄСВ, страхового стажу за цей період він не набув.
Приклад 2. Оплачуємо лікарняний працівникові, страховий стаж якого менший ніж шість місяців |
Розмір страхового стажу працівника, зокрема за останніх 12 місяців, визначайте за допомогою довідки з ПФУ за формою ОК-5, ОК-7 або Додатка 9. Враховуйте, що у довідках за формою ОК-5, ОК-7, що їх роботодавець/страхувальник самостійно замовив та отримав через особистий електронний кабінет ПФУ, не відображається період роботи працівника на попередніх місцях роботи. Натомість Додаток 9 містить страховий стаж працівника, що він набув за всіма місцями роботи.
Приклад 3. Оплачуємо лікарняний працівникові, який має загальний страховий стаж понад вісім років за різними робочими місцями |
Не оплачуйте лікарняні
працівників, які служать в ЗСУ або теробороні, адже вони отримують грошове забезпечення і за період тимчасової непрацездатності
За цією формулою до страхового стажу маєте зараховувати не фактично відпрацьовані дні, а розмір сплаченого ЄСВ. Відповідно, місяці, в яких ЄСВ сплатили із суми, що перевищує розмір мінзарплати, враховуйте як один місяць (1,0). За місяці, в яких ЄСВ сплатили із суми, меншої за розмір мінзарплати, страховий стаж обчислюйте за наведеною формулою і до страхового стажу зараховуйте тільки відповідну частину місяця (0,99—0,01). Після того як визначили всі частини, що входять до страхового стажу, підсумуйте їх.
Якщо ж у працівника за останніх 12 місяців не набралося шести місяців страхового стажу, застосуйте обмеження.
Як застосувати обмеження розміром мінзарплати
Коли обмежуєте лікарняні, в т. ч. числі працівникам, які працюють на підприємстві менше ніж пів року, маєте зважати на страховий стаж (ст. 24 Закону № 1105). Тобто нараховуйте допомогу працівникові, загальний страховий стаж якого становить:
- до трьох років — у розмірі 50%;
- від трьох до п’яти років — 60%;
- від п’яти до восьми років — 70%;
- від восьми років — 100%.
Водночас незалежно від страхового стажу в розмірі 100% середньоденного заробітку надавайте допомогу працівникам, якщо вони:
- постраждалі від Чорнобильської катастрофи 1—3 категорії або доглядають дитину, молодшу за 14 років, яка постраждала від Чорнобильської катастрофи;
- ветерани війни, зокрема учасники АТО, або постраждалі учасники Революції Гідності та члени сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, члени сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
Зараховуйте
до страхового стажу період отримання соціальних виплат також
- жертви нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань» від 23.03.2000 № 1584-III;
- донори, що мають право на пільгу, передбачену Законом України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові» від 30.09.2020 № 931-IX;
- особи, реабілітовані відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917—1991 років» від 17.04.1991 № 962-XII, із числа репресованих у формах позбавлення / обмеження волі / примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу.
Також незалежно від страхового стажу надавайте допомогу у розмірі 50% середньоденного заробітку працівникові, який перебував на самоізоляції через COVID-19. Медичним працівникам у таких випадках виплачуйте допомогу в розмірі 100% середньої зарплати незалежно від страхового стажу.
Приклад 4. Оплачуємо лікарняний працівникові, який має страховий стаж менше ніж три роки |
Деякі бухгалтери, побачивши, що лікарняний працівникові слід оплачувати з обмеженням, не застосовують страховий стаж до фактичного заробітку, а одразу обчислюють виплату з мінзарплати. Це неправильно. Якщо в такий спосіб обчислити лікарняні за умовами наведеного прикладу, виплата становитиме 2641,32 грн (220,11 грн × 12 к. дн.). При цьому розмір виплати за рахунок ФСС буде 1540,77 грн (220,11 грн × 7 к. дн.). Отже, сума нецільового використання коштів ФСС становитиме 798,91 грн (1540,77 грн – 741,86 грн). Під час перевірки ревізор ФССзобов’яже підприємство повернути ці кошти і сплатити штраф 399,46 грн (50% надлишково використаної суми) на рахунок ФСС. А на бухгалтера накладе адміністративний штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 165-5 Кодексу України про адміністративні правопорушення).
Приклад 5. Оплачуємо лікарняний працівникові із загальним страховим стажем понад вісім років |
Як обмежувати лікарняні з вагітності та пологів
Лікарняні з вагітності та пологів працівниць, які за останніх 12 місяців мають менше ніж шість місяців страхового стажу, обмежуйте двома мінзарплатами.
До таких працівниць можуть потрапити й ті, які значний час перебувають у трудових відносинах із роботодавцем, проте не мають необхідної кількості страхового стажу.
Нині страхового стажу за відповідний період не набувають особи, які перебувають у трудових відносинах, проте за них не сплачують ЄСВ. Зокрема, за період:
- відпустки —
- без збереження заробітної плати;
- на час карантину тощо;
- для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, за медичним висновком;
- призупинення дії трудового договору.
Лікарняний з вагітності та пологів оплачуйте у розмірі 100% незалежно від страхового стажу працівниці (ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).
Приклад 6. Обчислюємо декретні працівниці, яка має страховий стаж менше ніж шість місяцівПрацівниця влаштувалася на роботу 04.07.2022 із посадовим окладом 9500,00 грн. А вже 05.10.2022 пішла у відпустку з вагітності та пологів на 126 к. дн. Щоб обчислити декретні, визначимо середньоденний заробіток із фактичного заробітку за серпень та вересень 2022 року (61 к. дн.), а також середньоденний з мінзарплати, подвійної мінзарплати та порівняємо їх:
Оскільки середньоденний заробіток із фактичної зарплати менший за середньоденний заробіток з подвійної мінзарплати і більший за середньоденний заробіток з мінзарплати, обмеження та донарахування не застосовуємо. Тож розмір допомоги з вагітності та пологів із першого дня за рахунок ФСС становить 39 246,48 грн (311,48 грн × 126 к. дн.). |
Приклад 7. Обмежуємо декретні працівниці, яка має страховий стаж менше ніж шість місяців |
Як оплатити е-лікарняний суміснику
Особам, які працюють у декількох роботодавців, допомогу з тимчасової непрацездатності і з вагітності та пологів мають сплатити всі роботодавці (ч. 1 ст. 30 Закону № 1105). Під час формування е-лікарняного братимуть до уваги інформацію про основне місце роботи пацієнтки та місце її роботи за сумісництвом (Порядок № 1234).
Однак трапляються випадки, коли в особистому кабінеті страхувальника, у якого особа працює за сумісництвом, е-лікарняний не відображається. Така ситуація може виникнути з багатьох причин. Зокрема, через невідповідність даних працівника, що містяться в реєстрі. Щоб розв’язати цю проблему, потрібно звертатися до ПФУ. Якщо в реєстраційних даних працівника виявлять помилки, їх треба відкоригувати.
Стаж працівника
на всіх місцях роботи зараховуйте до страхового стажу
Якщо в особистому кабінеті страхувальника не відображаються е-лікарняні сумісника, ФСС також рекомендує повідомити сумісника, що він має можливість підтвердити факт своєї тимчасової непрацездатності витягом з Електронного реєстру листків непрацездатності. Такий витяг видає територіальне відділення ПФУ у паперовій формі для кожного роботодавця окремо. Тобто сумісник може звернутися до найближчого відділення ПФУ й отримати роздруківку свого е-лікарняного. Роздруківку подасть на місце роботи за сумісництвом.
Проте для обчислення допомоги самого лише е-лікарняного або згаданого витягу недостатньо. Адже обчислювати виплату сумісникам можна тільки тоді, коли впевнитеся, що розмір лікарняних з розрахунку на місяць не перевищує максимального розміру, з якого сплачують ЄСВ. Тому сумісник має надати підприємству довідку про заробітну плату з основного місця роботи. У довідці основний роботодавець зазначає, яку заробітну плату він нарахував працівникові за 12 місяців, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок (п. 30 Порядку № 1266, Лист № 652).
Лікарняні сумісникові обчислюйте у такий самий спосіб, як працівникові, який працює за основним місцем роботи.
Працівникам, які за останніх 12 місяців перед лікарняним не мають шести місяців страхового стажу, лікарняні обмежуйте розміром мінзарплати. Натомість сумісницям, у яких розмір допомоги з вагітності та пологів у розрахунку на місяць менший за мінзарплату, провадьте відповідні донарахування (Лист 11553).